« Comment s’assurer de l’efficacité et du bien-être d’une équipe que je ne vois plus ? Comment continuer à manager dans un contexte autant bouleversé, incertain ?
C’est cette question que nos clients nous posent le plus, depuis l’annonce du confinement, sur la hot line Relais Managers. Nous nous sommes dit que beaucoup de managers, RRH, devaient être confrontés à cette même interrogation. Soucieux d’apporter notre soutien à tous ceux qui encadrent ou contribuent à cet encadrement, indirectement à leurs équipes, nous avons opté pour lister ici les actes et postures essentiels.
Cette check-list devrait permettre :
- de circonscrire les actes et les postures des managers qui font que les équipes s’adaptent, sont efficaces et vivent au mieux la situation
- à chaque manager qui le souhaite, de voir ce qui est à faire dans cette période très particulière, de regarder ce qu’il fait déjà, de repérer ce qu’il pourrait ajouter.
La check-list des managers qui aideront leurs équipes à rester efficientes, à se sentir au mieux, malgré le confinement .
Les postures :
Il s’agit, avant tout, d’être au clair avec :
- ce qui fait que des collaborateurs(trices) restent mobilisés(es), s’adaptent et vont bien, en situation chaotique
(Il n’est pas rare de s’appuyer sur ce qu’on imagine être nécessaire plutôt que de regarder ce que nous montrent les recherches et observations les plus récentes.) - ce que peut faire un manager pour que se renforce l’efficacité, l’agilité, l’aptitude à bien vivre son travail, malgré cette période tourmentée.
Voici donc un bref rappel des points évoqués ci-dessus :
- « L’Homme est programmé pour s’adapter, relever les défis, aller bien… naturellement. Sans qu’on le prenne en charge ». (cf article).
- Il ne se manage pas. Sa motivation, son engagement, son bien-être ne se décrètent ni ne se régentent. Ils se développent naturellement, même en situations difficiles, si certaines conditions sont présentes. (cf article).
- Le rôle du manager n’est donc pas de motiver, d’inciter à l’agilité, de prendre en charge les problèmes, de rendre les équipes heureuses, … Il est de poser les actes (voir ci-dessous) qui font qu’elles vont d’elles même donner leur meilleur et se sentir au mieux, notamment dans la période actuelle
- Son « exigence » et sa « bienveillance » devront se conjuguer en permanence. Elles font partie des conditions qui font que les membres d’une équipe s’impliquent, s’adaptent et vivent bien leur travail, même lorsqu’elles sont confrontées à ce que nous vivons aujourd’hui.
Bien souvent l’un l’emporte sur l’autre. D’autant plus en ces moments difficiles. L’exigence, par crainte de perdre en efficacité et en maîtrise du fait de l’éloignement des équipes. La bienveillance, par empathie et par crainte d’ajouter de la difficulté là où le confinement en produit déjà.
Or l’exigence justifiée (demander que chacun assure au mieux sa missions, ses tâches puisqu’il reste en situation de travail et non d’arrêt maladie ou de chômage) est légitime. Elle est aussi nécessaire et bénéfique à celles et ceux qui travaillent.
La bienveillance réfléchie, ajustée (prendre en compte les difficultés rencontrées) -par opposition à l’excès ou l’absence de compréhension et de prévenance – est tout autant faste pour son entourage que l’est l’exigence.
Les actes :
Les actes que nous allons lister ici sont censés être déjà pratiqués par tous les managers en période normale.
Il s’agit donc de les maintenir malgré cette période de confinement, de ne surtout pas les délaisser.
Seuls les moyens changent puisqu’on est obligé de remplacer le présentiel par des entretiens ou réunions « visios » ou téléphoniques. (C’est aujourd’hui extrêmement simple à mettre en œuvre ; à défaut d’ordinateur un smartphone suffit.)
L’autre particularité à prendre en compte est celle d’un télétravail dégradé.
Pour beaucoup de personnes qui n’étaient pas rodées à cette pratique, l’organisation et les outils nécessaires, ne sont pas en place.
Pour celles et ceux déjà rompus, la présence d’enfants habituellement à l’école ou en garde, change totalement la donne (adieu le silence, l’absence de sollicitations permanentes, la concentration facilitée, …).
Il s’agira donc d’aborder le sujet avec les personnes concernées pour réfléchir à tout ce qui peut être mis en œuvre ; de partager les expériences en visio pour que chacun(e) s’enrichisse d’idées et de solutions ; d’adapter les attendus quant au travail à réaliser car il ne pourra parfois pas être celui livré en conditions normales.
Pour des managers qui n’auraient jamais mis en place le rituel décrit ci-dessous, cette période peut être l’occasion de commencer.
Voici les actes :
- Programmer des moments d’échanges réguliers (hebdomadaires ou bimensuels ; collectifs et individuels ; autres que les échanges ponctuels opérationnels et de gestion du quotidien)
- S’assurer que, lors de ces moments, sont abordés tous ces sujets (pas forcément lors du même échange)
- L’actualité de l’entreprise ; celle qui concerne l’équipe ; les impacts et conséquences de la situation actuelle ; la stratégie mise en œuvre pour faire face ; les mesures prises ; ce qui change dans le travail à réaliser ; …
- Les attendus, le travail à fournir (l’encours, ce qui s’ajoute, …)
- Le suivi du travail demandé, réalisé
- Les questions, réactions (besoins de précisions, craintes, ressentis, difficultés rencontrées, suggestions, …) qui émergeront à la suite de vos annonces sur les sujets ci-dessus ou lorsque vous ferez un point sur le travail demandé.
(Votre sollicitation de ces questions et réactions, un temps suffisant pour qu’elles puissent s’exprimer, une écoute réelle, seront nécessaires notamment si vos équipes ne sont pas habituées à ce que vous vous en souciiez.
Un questionnement de votre part, spécifique sur le vécu du confinement, son éventuel impact sur le travail, sera également pertinent. Il permettra de libérer la parole et donc de permettre à chacun de s’alléger ; de voir ce qui peut être pris en compte, accompagné, …) - La prise en compte et l’analyse des questions et réactions qui se seront exprimées durant les différents moments (ne pas confondre « prise en compte » et « prise en charge ») :
Les thèmes qui doivent se résoudre avec l’équipe (co-réflexion et co-résolution)
Ceux qu’il vous appartient de résoudre (seul ou avec d’autres acteurs de l’entreprise).
Le suivi des actions décidées, des réponses à apporter.
La mesure : ce qui posait question ou problème, est-il considéré comme résolu - « Comment ça va ? » – Indépendamment des points ci-dessus, prévoir un moment (hebdomadaire ou bimensuel) où votre seule question et préoccupation est de savoir comment l’équipe va, comment chacun va.
En complément de cette check-list …
Conscients des limites de ce type de rappel très synthétique si vous souhaitez approfondir quelques points, nous vous invitons à nous contacter.
- Si vous êtes clients mais que vous n’en bénéficiez pas encore, vous recevrez sous 48h un accès libre, durant le confinement, à notre hotline ;
- Si vous n’êtes pas clients, nous mettons à votre disposition un entretien [1] en visio ou par téléphone, où nous répondrons au mieux à vos questions.
Merci de prendre contact par mail ou RDV.
[1] Durée maximale de 30 minutes